Les astuces pour rester productif en télétravail

A cause du confinement, beaucoup de salariés ont désormais recours au télétravail. Cette pratique, plutôt nouvelle en France, demande de la discipline, de l'organisation et surtout de l'auto-motivation pour pouvoir rester productif.

Coralie, associée et responsable de projet chez EVO, vous livre ses quelques astuces pour y parvenir !

"Même si nous en parlions depuis un certain temps, nous n'avions pas encore franchi le pas du télétravail chez EVO. En temps que Responsable de projet, je peux gérer quasiment l'intégralité de mes dossiers en télétravail. Au moment du confinement, je suis passée en télétravail à 100%.

Au début, cela fait un peu peur car à la maison l'état d'esprit est différent. Nous sommes déconnectés du rythme habituel, plus de temps de trajet pour se mettre "en mode travail" le matin ou pour le désactiver le soir, il n'y a pas de contrôle non plus, personne ne peut vérifier si vous travaillez ou si vous êtes sur votre canapé en train de regarder Netflix. Je suis confinée seule, ce qui est un avantage pour le télétravail, mais ceux qui sont en famille doivent aussi gérer la présence des enfants, du conjoint, l'école à la maison etc. Au début je pense que cela peut être un vrai challenge pour certains de rester productifs.

Voici ce que j'applique au quotidien. 

L'importance de se créer une atmosphère de travail agréable

Pour être productif, il faut d'abord se sentir bien donc il faut tout mettre en oeuvre pour s'aménager une atmosphère de travail agréable. 

- Avoir, si possible une pièce dédiée : personnellement j'ai pu aménager une chambre d'ami en bureau pour me créer un espace presque uniquement dédié au travail. Ainsi, je peux conserver le "rituel" de me rendre au travail. Tout ce qui concerne le travail reste dans cette pièce et je peux ainsi cloisonner matériellement le temps de travail et le temps personnel. 

Si vous n'avez pas de pièce dédiée, essayez d'aménager un coin dans le salon, la cuisine ou dans votre chambre. Si possible un coin un minimum isolé, peut être avec une plante, une étagère, un meuble qui peut faire écran. Cela permettra de matérialiser l'espace et de cloisonner l'espace travail physiquement, mais aussi dans votre esprit. 

- Créer un espace où l'on se sent bien : Il est important que mon espace dédié soit agréable, j'ai déplacé quelques bibelots, tableaux et essayé de recréer mon bureau, avec ma tasse, mon pot à crayons et mes dossiers. J'ai même un parfum d'ambiance.

Ainsi, je suis contente de retrouver mon bureau tous les jours, espace dans lequel je suis en "mode" travail. Et comme j'y suis bien, je suis dans de bonnes conditions pour avancer sereinement.

- Prendre soin de son dos : en télétravail, comme au bureau, nous allons rester assis pendant une bonne partie de la journée. En revanche, nous ne disposons pas forcément de fauteuil de bureau étudié pour notre confort. Prenez donc le temps de choisir la chaise la plus confortable de la maison, et si comme moi, vous n'avez que des chaises en plastique de grande distribution, n'hésitez pas à utiliser des coussins pour maintenir votre dos dans la bonne position. 

Si vous êtes mal installés ou avez mal au dos, vous allez vous lever toutes les 5 minutes et donc perdre en concentration et en efficacité! Au bout de quelques jours, vous ne voudrez même plus vous asseoir à votre bureau. 

- Ne jamais rester en pyjama : pour moi c'est capital. Même si je ne me mets pas sur mon 31, tous les matins je me prépare! Pour pouvoir être productif, il faut être dans le bon état d'esprit, il faut être alerte, vif et concentré. Et le pyjama ne correspond pas du tout à cela mais plutôt à flemme, sommeil, détente. Si je reste en pyjama, je n'envoie pas  les bonnes informations à mon cerveau et il reste endormi!

- Eloigner les distractions : quand vous êtes au bureau, vous n'avez pas la télévision, pas votre téléphone personnel ou autres jeux en tout genre pour vous distraire. Il faut faire de même à la maison. 

J'ai deux téléphones, le professionnel et le personnel. En télétravail, je laisse mon téléphone personnel dans une autre pièce ou dans la même pièce mais en silencieux, loin du bureau. La télévision, je la regarde peu, ce n'est pas un risque de distraction pour moi, mais il faut y faire attention. De même que les réseaux sociaux. On peut simplement fermer les onglets "à risque" ou se donner des plages pendant lesquelles vous vous autorisez à les consulter.

J'ai des voisins bruyants par contre, j'ai donc opté pour les boules quies! 

J'ai également découvert la méditation pendant cette période. Pourquoi? pour apprendre à me concentrer et ne pas laisser mon esprit divaguer. J'ai remarqué qu'à certains moments mon esprit déviait de sa trajectoire pour se perdre dans mes pensées. En général, c'est le signe qu'il faut que je fasse une pause. Mais pour arriver à me re concentrer plus vite, j'ai utilisé la méditation. J'ai appris à respirer, à focaliser mon attention et aidé mon cerveau à se concentrer. 

La routine de travail

Je n'utilise pas ici le mot routine dans un sens péjoratif mais plutôt comme un cadre. En télétravail, nous devons faire preuve d'organisation et de volonté. Il faut arriver à s'auto-motiver à aller travailler et c'est loin d'être évident. Une fois qu'on est lancé il peut être aussi difficile de s'arrêter. Il faut donc arriver à trouver le bon rythme et se créer la routine qui nous convient. 

- Se fixer des horaires : pour faire simple, je cale ma base de temps de travail sur mes horaires habituels au bureau. A 9h je suis devant mon ordinateur, je finis vers 18h et prends une pause entre midi et deux. En fonction des dossiers que je traite, je peux commencer un peu avant, prendre une pause déjeuner plus ou moins longue ou finir un peu plus tard mais la base minimum est là.

- Faire des pauses : Je suis confinée toute seule, donc personne ne peut me déranger. Il est donc facile de tomber dans l'excès, de travailler sans s'arrêter, de manger devant son ordinateur, ou travailler jusque tard le soir parce que l'on a pas fait attention à l'heure.
Etre assis 4 ou 5h devant son ordinateur ne signifie pas que l'on travaille efficacement. Pour ma part, j'ai besoin de m'oxygéner de temps en temps. Comme je le fais au bureau, je m'accorde des pauses régulières. Je me prépare un thé, mange un fruit. Attention, je ne prends pas des pauses de 2h mais quelques minutes suffisent. D'une part cela permet de recharger ses batteries et d'autre part de limiter le mal de tête lié à l'écran. Cela permet de s'étirer aussi et de se détendre le dos (merci la chaise en plastique). Je peux ainsi recommencer à travailler dans de bonnes conditions. 

- Se fixer des objectifs : quand on travaille à domicile, il n'y a pas cette "pression" qu'il peut y avoir au bureau, personne pour voir si on regarde la télévision ou si on joue sur l'ordinateur. Alors c'est à nous seuls de nous auto-motiver, de nous auto-contrôler, pour avancer correctement.

Personnellement, je garde le même système que j'ai au bureau : La TO DO LIST. J'établis le lundi une liste globale de ce que je veux réaliser dans la semaine. Ensuite, je détaille et je priorise pour élaborer ma TO DO LIST quotidienne. Je ne change pas mon mode de fonctionnement, je n'en mets pas plus, pas moins que quand je suis au bureau. Je garde également une place pour les "imprévus" de la semaine. Ils viendront s'ajouter ou s'intercaler dans mes tâches prévues.

- Communiquer : je pense qu'il est important de ne pas s'isoler quand on est en télétravail. Il faut communiquer avec ses clients mais aussi avec son équipe.

En télétravail, on ne répond pas forcément avec la même rapidité qu'habituellement, surtout quand on est confiné en famille. Il est donc important, je pense, d'informer nos clients de la situation, de les rassurer sur le fait qu'on est là, qu'on travaille et qu'on a bien reçu leur demande mais qu'on ne répondra peut être pas à la même vitesse. Ca va le rassurer et c'est une marque de considération je trouve. On peut aussi informer sur nos horaires de travail s'ils sont modifiés par rapport à la normale.

Il est très important également de bien communiquer avec son équipe. J'appelle Alexandre, dirigeant d'EVO, tous les jours, et mes collègues plusieurs fois par semaine en fonction des besoins. Nous faisons également un point global hebdomadaire, comme nous avons l'habitude de le faire au bureau. Cela permet de garder un cadre, de se tenir informé des avancées de chacun et de ne pas s'isoler. Pour moi qui suis confinée seule, c'est vraiment important d'avoir cette intéraction sociale. 
Il existe également des applications très utiles comme Trello ou des calendriers partagés qui nous permettent de suivre nos activités. 

Pour rester productif en télétravail il est important de se créer une atmosphère adéquate qui vous mettra dans de bonnes conditions. Après, c'est de l'auto-motivation, mais si vous y arrivez au bureau, il n'y a pas de raison que cela ne fonctionne pas chez vous.